Raamatupidamisdokumentide säilitamine korrektsel viisil peaks olema igale ettevõtjale kriitilise tähtsusega. See ei puuduta ainult seadusest tulenevaid nõudeid, vaid on ka oluline osa ettevõtte finantstervise ja läbipaistvuse tagamisest. Dokumentide säilitamise nõuded võivad tunduda keerukad, seega on mõistetav, et paljud ettevõtjad tunnevad selle teema osas ebakindlust.

Selles blogipostituses käsitleme, millised on raamatupidamisdokumentide säilitamise seaduslikud nõuded Eestis, kuidas, kui kaua ja mis ning millises vormis dokumente säilitama peab. Vaatame koos üle, et vältida tulevikus ebameeldivaid üllatusi.

Dokumentide säilitamise nõue

Raamatupidamise seaduse järgi peab raamatupidamiskohustuslane kõiki enda raamatupidamisega seotud dokumente alles hoidma ning säilitama. Sinna hulka kuuluvad kõik algdokumendid mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks: arved, lepingud, aruanded, pangaväljavõtted, palgadokumendid, tšekid. Reegel on, et dokumendid tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati, ning mitte dokumendi enda kuupäevast. Tähtis on see, et dokumendi lihttekstis loetavuse säilitamine peab olema tagatud kogu selle eluea jooksul. Äriühingu likvideerimisel pikeneb säilitamise aeg kümne aastani.

7 aastat

Kõik raamatupidamisega seotud algdokumendid, näiteks arved, lepingud ja tollideklaratsioonid. Samuti ettevõtte sise-eeskirjad, juhised ning raamatupidamise aruanded, registrid ja muud äridokumendid, mis annavad arusaadava kirjelduse toimunud majandustehingutest. Dokumendid säilitatakse seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust mis algdokument raamatupidamises kajastati.

10 aastat

Vastavalt töölepingu seadusele peab tööandja säilitama töölepingu kirjaliku dokumendi ja tervisekontrolli andmeid nii töölepingu kehtivuse ajal kui ka kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates, välja arvatud lepingud mis on lõppenud enne 07.01.2001. Kümneaastane algdokumentide säilitamise tähtaeg kehtib ka kustutatud või likvideeritud raamatupidamiskohustuslastele tavapärase seitsme aasta asemel, kui ettevõte on tegutsev.

50 aastat

Kui ettevõttes on lõpetatud töölepinguid vahemikus 07.01.2001 – 01.07.2009 tuleb säilitada töötajate isikukaarte ja välja võtmata tööraamatuid viiskümmend aastat lepingu lõppemisest arvates. Tööraamatuid saab anda hoiule ka Sotsiaalkindlustusametisse.

55 aastat

Viiskümmend viis aastat tuleb säilitada tööõnnetuste ja haigestumistega seotud uurimiste andmeid, seal hulgas tööõnnetuse uurimise käigus kogutud ja koostatud dokumentidest vormistatud uurimistoimik. Viiekümne viie aastase säilitustähtajaga on ka varem kui 01.03.2021 koostatud või töökeskkonna andmekogusse kandmata töökeskkonna riskianalüüsid.

75 aastat

Kui ettevõttes on töölepinguid lõpetatud enne 07.01.2001 kuupäeva on vajalik säilitada lahkunud töötajate töölepinguid ja isikukaarte seitsekümmend viis aastat lepingu lõppemisest arvates. Tööraamatuid saab anda hoiule ka Sotsiaalkindlustusametisse.

Kuidas dokumendid säilitada?

Raamatupidamisdokumentide säilitamine nõuab, et kõik dokumendid peavad kogu oma säilivusperioodi jooksul olema kirjalikult ning selgelt taasesitatavad. Paberdokumentide säilitamisel tuleb lähtuda konkreetse dokumendi säilitustähtajast, kasutusvajadusest ja -sagedusest. Lühemaajalised dokumendid võib hoida kiirköitjas ning paar aastat hiljem koguda need pappkarpi millel on selgelt peale kirjutatud majandusaasta periood ning kuupäev, milleni säilitada on vaja. Pikaajalise säilitustähtajaga paberdokumentide säilitamisel peaksid kindlasti kasutusel olema kvaliteetsemad arhiivitarvikud. Tšekkide puhul on soovitus teha eraldi koopiad kuna tšeki enda trükk on väga kehva säilivusega.

Digitaalsete dokumentide säilitamisel tuleb samuti hoida süsteemsust ning tagada, et taasesituse vajadusel oleksid need hõlpsasti leitavad. Erinevate pilveteenuste kasutamisel peab hoolikalt jälgima, et ei tekiks vajalike andmete kadu ega leket ning süsteem tagaks vajaliku isikuandmete kaitse kogu säilitamise perioodiks. Soovitatav on ka digitaalsed kaustad kategoriseerida näiteks majandusaastate järgi ning teha andmetest varukoopiad välisele kõvakettale. Selleks, et failid oleks alati kättesaadavad õigetele inimestele ja arhiveeritud ohutus kohas, kasutavad paljud ettevõtjad failide arhiveerimiseks digitaalsete arhiveerimiskeskkondade teenuse pakkujate abi.

Kuidas dokumendid tähtaja möödudes hävitada?

Enne kui dokumente hävitama hakkad, koosta hävitamisakt koos infoga mis periood, millised dokumendid, kelle poolt ning millisel meetodil dokumendid hävitatakse. Hävitamisaktide põhjal on hiljem võimalik teada saada, millised toimikud on hävitatud, kui palju neid oli ja kes viis protseduuri läbi.

Kui dokumentide säilitustähtaeg on möödas, tuleb need hävitada sedasi, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada. Hävituse meetod oleneb dokumendi tüübist, kuid hävitamisega peaks kindlasti tegelema regulaarselt, et ära hoida dokumentide kuhjumist. Paberdokumentide hävitamiseks on turvaline kasutada hävitamisteenust või paberihunti nende purustamiseks.

Kui paberkandjal dokument on määratud hävitamiseks tuleks hea tava kohaselt kustutada ka antud failid digitaalsest dokumendihaldussüsteemist. Digitaaldokumentide hävitamisel tuleb meeles pidada, et pärast juurdepääsu kustutamist tuleb kustutada ka fail ise – veel parem on kasutada failide ülekirjutusprogramme. Kui kasutada digitaalset arhiveerimisteenust, siis saab teenuseosutaja aidata dokumentide korrektse hoiustamise ning hävitamisega.

Raamatupidamisdokumentide säilitamine on oluline osa ettevõtte käekäigust. Kui tunned, et tahaksid sel teemal konsulteerida, võta meiega ühendust.