Töölähetus on teemaks siis, kui tööülesanded nõuvad reisimist. Sageli tekib küsimus: millised kulud on hüvitamisele kuuluvad ja kuidas neid maksustatakse? Töölähetusega kaasnevad kindlad reeglid, eriti transpordi, majutuse ja päevarahade osas. Et vältida maksuprobleeme ja tagada nõuetekohane hüvitamine, tasub teada, millised kulud on maksuvabad ja kuidas neid õigesti dokumenteerida.

Mis on töölähetus?

Töölähetus tähendab, et töötaja saadetakse ajutiselt tööülesandeid täitma väljapoole töölepinguga ettenähtud töö tegemise kohta. Lähetuse kestus on piiratud ning see ei muuda töötaja tavapärast töökohta. Töölähetuse tingimused on sätestatud töölepingu seaduses (§21, §40) ning maksustamise reeglid on täpsustatud töölähetuse määrusega.

Oluline on meeles pidada:

• Lähetus peab olema seotud tööandja huvidega.
• Kui pole kokku lepitud teisiti, ei tohi töölähetus kesta üle 30 päeva.
• Kui hüvitatakse ainult lubatud kulud, siis maksukohustust ei teki. Kui aga tasutakse ka isiklikke kulutusi (nt lisapäevad hotellis või õhtusöögid), tuleb need maksustada.

Millised töölähetuse kulud on hüvitamisele kuuluvad?

Töölähetus Eestis

Eesti-sisese lähetuse korral maksuvabalt päevaraha maksta ei saa.

Töölähetus päevaraha

Päevaraha on hüvitis, mis katab lähetuse ajal tekkivaid kulutusi, näiteks toitu.

• Välislähetuse päevaraha makstakse töötajale teeloleku ja lähetuskohas viibimise aja eest, kui sihtkoht asub vähemalt 50 km kaugusel tavapärasest tööasulast.
• Välislähetuse puhul on maksuvaba päevaraha kuni 75 eurot päevas esimese 15 päeva kohta ning kuni 40 eurot iga järgneva päeva kohta. Alammäär on 22,37 eurot.
• Välislähetuse päevaraha makstakse ka väljasõidu ja saabumise päeva eest, kuid sõltuvalt kellaajast:
  • Väljasõidu päeva eest makstakse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21:00.
  • Saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk saabub pärast kella 3:00 öösel.
• Kui saabumise päeval algab uus välislähetus, makstakse päevaraha ühekordselt, mitte kahekordselt mõlema lähetuse eest.
• Kui töötajale on tagatud tasuta toitlustamine, võib päevaraha vähendada kuni 70%.
• Kui päevaraha makstakse üle lubatud määra, kuulub ületav osa maksustamisele nagu töötasu.

Näide: Töötajale makstakse 20-päevase välislähetuse eest päevaraha kokku 2000 eurot. Maksuvaba piirmäär on 75 eurot esimese 15 päeva eest ja 40 eurot iga järgneva päeva eest. Seega maksuvabaks piirmääraks selles näites on (15 x 75) + (5 x 40) = 1325 eurot. 675 eurot (2000-1325) ületab aga maksuvaba piirmäära ning kuulub maksustamisele palgatuluna ehk töötasuna.

Maksuvaba päevaraha ei kajastu TSD-l. Ainult maksustatav osa deklareeritakse brutosummas palgatuluna TSD lisas 1.

Transpordikulud

Hüvitamisele kuuluvad transpordiga seotud kulud, mis on otseselt seotud töölähetusega.

• See hõlmab lennu-, rongi- ja bussipileteid, taksosõite, rendiautot ning rendiauto kulusid.
• Kui lähetuses kasutatakse isiklikku sõiduautot, on kulude hüvitamiseks kaks võimalust:
  • kuludokumentide alusel (ilma maksimaalse piirmäärata, välja arvatud remondi- ja hoolduskulud) või
  • isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise korra alusel (vaata täpsemat infot näiteks meie blogipostitusest või maksuameti lehelt).

Majutuskulud

Majutus hõlmab endas kas hotelli või külaliskorteri vms ööbimiseks vajalikku kulu.

• Kui toitlustus on majutuse või sõidupileti hinna sees ning seda ei ole eraldi juurde tellitud, kuulub ka see maksuvaba majutuskulu alla.

Muud mõistlikud kulud

Töölähetuse käigus võivad tekkida ka muud vajalikud kulud.

• Näiteks viisa, reisikindlustus, pagasivedu, sideteenused vms, mis kaasnevad tööülesannete täitmisega.

Kui lähetuse ajal tehakse ettevõtte pangakaardiga kulutusi, mis ei ole seotud tööülesannete täitmisega (nt alkohol, isiklik toit, riided või muud ettevõtlusega mitteseotud ostud), siis need ei kuulu lähetuskulude alla. Sellised kulutused deklareeritakse kui ettevõtlusega mitteseotud kulud, mis on maksustatavad tulumaksuga ning tuleb deklareerida TSD lisas 6.

Millised dokumendid on vajalikud?

Töölähetusega seotud kulude korrektsel dokumenteerimisel saab vältida maksuprobleeme ja tagada korrektne arvestus. Vajalikud dokumendid on:

• Lähetuskorraldus – kirjalik dokument, kus on kirjas lähetuse sihtkoht, kestus ja eesmärk.
• Lähetuskulude aruanne – sisaldab infot tehtud kulutuste kohta ning on aluseks hüvitamisele.
• Arved ja tšekid – kõik kulutused tuleb tõendada algdokumentidega (nt hotelliarved, piletid, kütusetšekid).

Kasuta meie lähetuskorralduse ja lähetuskulude aruande blankette – vaata siit.

Kokkuvõte

Töölähetusega kaasnevad kindlad reeglid, mida tuleb järgida kulude hüvitamisel ja maksustamisel. Hüvitamisele kuuluvad tööga seotud kulud, nagu transport, majutus ja välislähetuse päevaraha. Kui kaetakse ka isiklikke kulutusi, muutuvad need erisoodustuseks ja kuuluvad maksustamisele. Kõik lähetusega seotud kulud tuleb korrektselt dokumenteerida – vajalikud on lähetuskorraldus, lähetuskulude aruanne ning arved ja tšekid. Kõik kulud tuleb nõuetekohaselt dokumenteerida, et vältida maksuriske.

Kas oled kindel, et töölähetuse kulud on õigesti arvestatud ja maksuprobleeme ei teki? Küsi nõu meie raamatupidajatelt!

Lisalugemist ja täpsemat infot leiad siit: Maksu- ja Tolliameti juhised töölähetuse kohta